# Manual de Usuario - GHM COMPRAS **GHM INGENIERÍA E.A.S.** *Sistema Centralizado de Registro de Compras y Flujos Financieros* **RUC:** 80141930-1 **Acceso Web:** [https://www.mutekieas.com/ghmcompras](https://www.mutekieas.com/ghmcompras) --- ## 1. Introducción y Acceso al Sistema El sistema **GHM COMPRAS** permite registrar facturas con lectura automática (OCR), controlar fondos de caja chica, monitorear presupuestos de proyectos y generar reportes ejecutivos en Excel y PDF. ### 1.1. Inicio de Sesión 1. Ingrese a la dirección web del sistema: `https://www.mutekieas.com/ghmcompras/login`. 2. Escriba su **Usuario** y **Contraseña**. 3. Haga clic en **"Iniciar Sesión"**. > **Roles en el sistema:** > - **Administrador:** Acceso completo a proyectos, usuarios, auditoría, configuración de categorías y edición total. > - **Encargado / Usuario:** Acceso a la carga de comprobantes, visualización de proyectos asignados y seguimiento de caja chica. --- ## 2. Panel Principal (Dashboard) El Dashboard presenta el estado consolidado de la empresa: - **Tarjetas de Balance:** Muestran el Fondo Total Asignado, Compras Imputadas, Saldo Disponible y Crédito Fiscal (IVA 10%). - **Filtros por Fecha y Proyecto:** - Permite filtrar por un proyecto específico o categoría. - Selector de rango de fechas con calendario interactivo y accesos rápidos (**Este Mes**, **Últimos 3 Meses**, **Todo el Año**). - **Gráficos Estadísticos:** Muestran la distribución de gastos por categoría y la evolución de egresos en el tiempo. --- ## 3. Carga de Facturas con OCR Inteligente Esta función extrae automáticamente los datos del comprobante para evitar la carga manual. 1. En el menú lateral, seleccione **"Cargar Facturas (OCR)"**. 2. **Seleccione el Proyecto y Categoría** donde se imputará el gasto. 3. Suba la imagen o archivo PDF de la factura (o tome una fotografía clara desde su celular/tablet). 4. El sistema procesará el documento y completará de forma automática: - Fecha de emisión - Número de comprobante y timbrado - RUC y Razón Social del Proveedor - Monto total y desglose de IVA (10%, 5%, Exentas) 5. **Verifique los datos:** Puede corregir manualmente cualquier campo si fuese necesario. 6. Haga clic en **"Confirmar y Guardar Factura"**. - *El sistema guardará el comprobante registrando el nombre del usuario responsable y la fecha/hora exacta de carga.* --- ## 4. Consulta y Exportación de Facturas En la sección **"Facturas Registradas"**: - **Búsqueda y Filtros:** - **Proyecto:** Filtre por obra o centro de costo. - **Categoría:** Filtre por tipo de gasto (combustible, materiales, servicios, etc.). - **Cargado por:** Filtre por la persona que realizó la carga. - **Rango de Fechas:** Filtre por fechas desde/hasta. - **Acciones Disponibles:** - **Ver Comprobante:** Visualice la imagen o PDF original adjunto. - **Editar Factura:** Corrija montos, fechas, categorías o imputación de proyecto. - **Exportar Excel:** Descarga inmediata de un archivo `.xlsx` con todas las columnas formateadas, sumatorias e información fiscal. - **Informe PDF / Imprimir:** Abre un reporte con el logo de GHM, tarjetas de balance y espacio para firmas, listo para imprimir o guardar como PDF (`Ctrl + P`). --- ## 5. Gestión de Caja Chica Permite llevar el control del efectivo asignado a cada proyecto u obra. ### 5.1. Asignación y Recargas de Fondos 1. Ingrese a **"Caja Chica"** en el menú lateral. 2. Seleccione el proyecto deseado. 3. Haga clic en **"Registrar Recarga"**: - Ingrese el monto inyectado. - Seleccione el medio de pago (Transferencia, Cheque, Efectivo). - Ingrese el número de comprobante/transferencia de respaldo y adjunte el comprobante. 4. El saldo disponible se actualizará en tiempo real. ### 5.2. Movimientos y Rendiciones - Toda factura cargada e imputada a la caja chica se descuenta automáticamente como egreso. - Los administradores pueden editar o anular movimientos si se requiere corregir un registro. ### 5.3. Balance e Informe Imprimible - En la parte superior de la caja chica, presione **"Balance Imprimible"**. - Se abrirá el informe con: - Fondo Inyectado total. - Compras y egresos rendidos. - Saldo en mano disponible. - Crédito Fiscal acumulado. - Historial detallado de recargas y rendición de facturas. - Espacio para firmas de conformidad. --- ## 6. Proyectos y Categorías - **Proyectos:** Creación de obras/centros de costo con código, nombre y presupuesto. Permite asignar uno o más usuarios para que puedan visualizar y cargar gastos del mismo proyecto de forma colaborativa. - **Categorías de Gasto:** Creación y mantenimiento de rubros contables para clasificar los egresos de la empresa. --- ## 7. Usuarios y Auditoría (Solo Administradores) - **Gestión de Usuarios:** Creación de cuentas, asignación de roles y restablecimiento de contraseñas. - **Registro de Auditoría:** Historial inmutable que registra cada evento relevante en el sistema (quién cargó una factura, editó una recarga, inició sesión o modificó un proyecto), con fecha, hora y dirección IP. --- ## 8. Recomendaciones de Uso 1. **Fotografías nítidas:** Al subir comprobantes para lectura OCR, procure que la imagen tenga buena iluminación y el texto esté derecho y legible. 2. **Revisión antes de guardar:** Siempre confirme que el RUC y el total extraídos coincidan con la factura física antes de presionar guardar. 3. **Cierre de sesión:** Por seguridad, cierre la sesión al finalizar sus tareas desde la opción de su perfil en la barra lateral.