1. Acceso al Sistema y Roles
El sistema GHM COMPRAS permite procesar facturas mediante inteligencia artificial (OCR), controlar fondos de caja chica, supervisar gastos por obras y generar reportes financieros ejecutivos en tiempo real.
Rol Administrador
Acceso completo a todos los módulos: creación y edición de proyectos, alta de usuarios, gestión de categorías, eliminación/edición de movimientos de caja y auditoría general.
Rol Encargado / Usuario
Carga de comprobantes vía OCR, seguimiento de proyectos asignados y visualización de la caja chica de su obra correspondiente.
2. Panel Principal (Dashboard)
Al iniciar sesión, se visualizan las métricas consolidadas de la empresa:
- Tarjetas de Balance: Fondo Total Inyectado, Total Compras Rendidas, Saldo Disponible en Mano y Crédito Fiscal IVA 10%.
- Filtro de Fechas Rápido: Permite consultar períodos con un solo clic (Este Mes, Últimos 3 Meses, Todo el Año) o mediante fechas personalizadas desde el calendario.
- Gráficos Financieros: Desglose porcentual por categorías de gastos y curva de egresos mensuales.
3. Carga Automática de Facturas con OCR
Permite registrar comprobantes físicos o electrónicos sin digitar los datos manualmente:
1
Ir al menú: Haga clic en "Cargar Facturas (OCR)" en el menú lateral.
2
Seleccionar Imputación: Elija el Proyecto y la Categoría de Gasto correspondiente.
3
Subir Factura: Adjunte la fotografía o archivo PDF de la factura.
4
Verificación Automática: El sistema leerá automáticamente la Fecha, N° Factura, Timbrado, RUC, Proveedor, Total e IVA.
5
Confirmar: Verifique los datos en pantalla y presione "Confirmar y Guardar Factura". El sistema registra al usuario que cargó el documento.
4. Facturas Registradas y Exportaciones
En la sección "Facturas Registradas" encontrará el historial de compras con potentes herramientas de exportación:
Exportar a Excel (.xlsx)
Descarga una planilla con membrete formal, columnas fiscales (IVA 10%, 5%, Exentas), quién cargó cada factura y sumatoria final.
Informe PDF / Imprimir
Genera el reporte ejecutivo con logo institucional, tarjetas de resumen financiero y casillas para firmas de aprobación.
Filtros Combinados:
Puede filtrar simultáneamente por Proyecto, Categoría, Cargado por (responsable de carga) y Rango de Fechas. Tanto el Excel como el PDF respetan exactamente los filtros que tenga seleccionados.
5. Gestión y Rendición de Caja Chica
Control integral del fondo rotativo de cada obra o centro de costos:
1
Recargas de Fondo: En la sección Caja Chica, haga clic en "Registrar Recarga", especifique monto, medio de pago (transferencia, efectivo) y adjunte el comprobante de respaldo.
2
Rendición Automática: Cada compra cargada a través del sistema se descuenta de forma inmediata del saldo disponible de la caja chica.
3
Balance Imprimible: Presione "Balance Imprimible" para generar el estado de cuenta oficial para rendición con firmas de tesorería y gerencia.
Consejos de Operación:
- Procure que las fotos de facturas estén bien iluminadas y sin reflejos para asegurar 100% de precisión en la lectura OCR.
- Si un proyecto cuenta con varios colaboradores, asigne a todos los usuarios necesarios en la edición del proyecto para que compartan la visualización.
- Para guardar como archivo PDF desde cualquier reporte, presione Imprimir y elija el destino "Guardar como PDF" en su navegador.
GHM INGENIERIA E.A.S. • Sistema de Gestión y Compras • Contacto Técnico y Soporte
RUC: 80141930-1 • Acceso Web: https://www.mutekieas.com/ghmcompras
Manual de Usuario • GHM COMPRAS